Habiéndose establecido el plan, será necesario ahora, estructurar al organismo social de tal manera que cada uno de sus integrantes cumpla adecuadamente con su función específica en aras de alcanzar el objetivo común de manera óptima. Lo anterior implica la división de trabajo y funciones y el establecimiento claro de una jerarquía de autoridad y responsabilidad.
La organización, como fase del proceso administrativo, consiste en el establecimiento de una estructura formal que incluya las funciones que tendrá a su cargo cada elemento o sección integrante de la organización. Esta estructura debe garantizar que todas las tareas requeridas para alcanzar el objetivo sean asignadas a las personas idóneas para ello.
Lo anterior permitirá eliminar los problemas que surgen fundamentalmente de la confusión y la incertidumbre acerca de lo que le toca realizar a cada individuo o sección y facilita el establecimiento de redes de autoridad y comunicación necesarias para el desempeño eficiente del grupo.
Los pasos que se deben realizar para elaborar un organigrama para un evento deportivo son los siguientes:
Determinación de las funciones principales que se requieren para el alcance de los objetivos del evento.
Clasificación de las funciones, esto es, departamentalizar. La departamentalización consiste en el agrupamiento de funciones de acuerdo al carácter de las mismas; administrativas, técnicas, de imagen y comunicación, etc.
Jerarquización de las funciones en cada agrupación.
Estructuración de cada agrupación.
Elaboración del esquema final que establezca las relaciones
Elaboración del esquema final que establezca las relaciones horizontales y verticales de autoridad, coordinación y comunicación.
No existe un modelo único de departamentalización que pueda ser aplicable a todas las organizaciones, su elección depende del tipo de evento, de su complejidad y, obviamente, de la percepción del organizador deportivo acerca de aquello que le pueda resultar de mayor utilidad.
A manera de información general, a continuación se mencionan los modelos de departamentalización más usuales en diversas organizaciones.
DEPARTAMENTALIZACIÓN POR TIEMPO:
Empleado por lo general en los niveles inferiores de una organización en donde la jornada laboral normal no es suficiente para cumplir con las funciones generales, ejemplo; Turno matutino, Turno vespertino, Turno nocturno.
DEPARTAMENTALIZACIÓN POR FUNCIÓN EMPRESARIAL: Expresa lo que una empresa hace usualmente, ejemplo; Comercialización, Ingeniería, Producción, Finanzas. DEPARTAMENTALIZACIÓN TERRITORIAL O GEOGRÁFICA: Común en empresas cuyas operaciones abarcan regiones geográficas extensas, ejemplo: Región Occidente, Región Suroeste, Región Centro, Región Sureste, Región Este DEPARTAMENTALIZACIÓN POR TIPOS DE CLIENTES: Se presenta cuando es necesario diferenciar las actividades dirigidas a diferentes tipos de clientes claramente diferenciados, ejemplo; Categorías Infantiles, Categorías Juveniles, Categorías Libres, Categorías Masters. DEPARTAMENTALIZACIÓN POR PROCESOS O EQUIPO: Forma común utilizada por empresas manufactureras, ejemplo; Galvanoplastia, Troqueles, Soldadura. DEPARTAMENTALIZACIÓN POR PRODUCTOS: Este modelo, aplicado a los eventos deportivos, corresponde a los eventos de gran complejidad y que comprenden varios deporte, ejemplo; Sección Atletismo, Sección, Básquetbol, Sección Fútbol, Sección Natación. Es claro, que un organigrama puede conformarse por diversos modelos de departamentalización de acuerdo a sus necesidades, ya que su objetivo primordial es el de agrupar las funciones de la manera más conveniente a fin de poder alcanzar los objetivos de la actividad.
AGRUPACIÓN DE LAS FUNCIONES PRINCIPALES EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS
Como se mencionó, no existe un modelo de organización que pueda ser aplicado de manera general a los eventos deportivos, ya que las funciones para cada uno de ellos dependerá de sus características particulares. Sin embargo, a manera de guía se presentan a continuación sugerencias de cómo pueden ser agrupadas. Área Técnica: Se ocupa de los aspectos más estrechamente ligados a la actividad deportiva que se organiza. Actividades principales:
Elaboración de la documentación técnico deportiva.
•Determinación del reglamento del evento.
•Determinación de las necesidades en cuanto a informática del evento.
Establecimiento del sistema de competencia.
•Programación de encuentros.
•Designación de oficiales.
•Supervisión de encuentros y del desarrollo de la competencia.
•Inscripción de participantes.
•Junta previa.
•Diseño del escenario general del evento con sus zonas específicas.
•Determinación de requerimientos en cuento a instalaciones e implementos.
•Control de resultados.
•Jurado de apelaciones.
•Comité de honor y justicia.
•Memoria del evento.
•Secretariado técnico.
Área Administrativa: Responsable de proveer el soporte que requiere el evento en lo que se refiere a los recursos humanos, materiales y financieros: Actividades principales:
•Contratación y gestión de recursos humanos.
•Control y mantenimiento de instalaciones.
•Control y mantenimiento de implementos.
•Sistema de comunicaciones.
•Compras.
•Ventas.
•Logística.*
•Presupuesto general de acuerdo con los específicos de cada área.
•Seguridad. *El término logística se aplica en el medio deportivo a la función de compra de materiales requeridos por el evento, y su abastecimiento y suministro en los lugares especificados. Imagen y comunicación: Encargada de presentar la cara bonita del evento, en términos sencillos su responsabilidad es la de atender todos los aspectos que embellezcan al evento y que logren atraer la atención de los diversos entes relacionados. Actividades principales:
•Difusión: Promoción y publicidad.
•Información interna e información externa.
•Ruedas de prensa.
•Actos protocolarios: Fundamentalmente inauguración, premiación y clausura.
•Ornamentación.
•Edecanes. En un análisis de diversas estructuras orgánicas de eventos deportivos, las anteriores son las áreas funcionales mayores en donde podrían agruparse el resto de funciones del evento. Otras importantes áreas, de menor envergadura, pero no por ello menos imprescindibles, de acuerdo a la complejidad del evento que se pretenda, son las siguientes. Asesoría Jurídica: Representante legal de la organización deportiva y responsable de cuidar que el evento se apegue a los aspectos legales vigentes que se relacionan con la actividad: Leyes, reglamentos, disposiciones, contratos, convenios, permisos, atención a demandas, etc. Servicio Médico: Encargado de vigilar la integridad física de los participantes y público y, en su caso, del tratamiento oportuno de las lesiones sufridas o del traslado a unidades médicas especializadas cuando así se requiera. Esta actividad puede ser agrupada en el rubro administrativo de los recursos humanos. Atención a participantes: Fundamentalmente hospedaje, alimentación y transporte, esta función puede agruparse en el área administrativa por sus requerimientos de recursos, aunque suele ubicarse también en el área de Imagen y Comunicación.. De acuerdo a lo anterior, y considerando la poca experiencia de muchos organizadores deportivos en la determinación de la estructura orgánica que requiere su evento, en las dos siguientes páginas se presentan dos formas de agrupar las funciones de un evento deportivo a manera de guía para que pueda elaborarse la propia..
